Organisation de votre événement : simplifiez-vous la vie !

Le format des événements a beaucoup évolué et devient de plus en plus complexe. Abandonnez les simples discours et optez pour des événements avec un contenu plus interactif et plus engageant ! Et surtout, simplifiez-vous les choses ! Car, plus la conception de votre événement sera complexe, plus ce sera difficile de veiller à ce que tout fonctionne bien.

Lorsque l’on aborde le thème événementiel, on parle de plus en plus de retour sur investissement. C'est important d’y penser, mais d’autres paramètres entrent en ligne de compte.
Le succès réel de votre événement est déterminé par l'exécution. Et plus vous simplifiez les choses, plus le succès sera au rendez-vous !

Dans le livre « Into the Heart of Meetings » (le standard de l’industrie de la conception de meetings), Mike Van de Vijver et Eric the Groot introduisent le concept de « facilitation style ». Selon eux, le but est d'inclure tout et tout le monde dans cet événement, il faut vraiment établir une façon de penser et de faire pour obtenir un événement réussi. Retour sur les éléments les plus importants à prendre en compte.

Le choix du lieu de votre évènement

Le choix du lieu est crucial. Si vous voulez défier les gens, alors trouvez donc un lieu qui défie l'esprit. Si vous voulez les inspirer, bannissez l’idée d’une réunion classique dans une salle d’hôtel, aussi beau soit-il ! Trouver quelque chose qui souligne le message de votre événement est essentiel pour faciliter son bon déroulement et créer une émulation.

Pour aller plus loin, il est également important de s’intéresser à la décoration du lieu choisi, à la disposition des sièges etc. L'interaction sera difficile avec une disposition en amphithéâtre par exemple. Quand quelqu'un vous parle sur une scène en hauteur et de loin, il est difficile d’interagir. Un petit groupe se sentira encore plus petit, si la pièce est trop grande. Une vue ouverte sur le monde ouvre l'esprit, alors assurez-vous qu'il y ait beaucoup de fenêtres si vous voulez que cela se produise.
Et pourquoi ne pas apporter des oeuvres d'art, des fleurs... tout ce qu'il faut pour obtenir la bonne humeur des participants.

La technique, un élément à ne pas négliger

L’importance du son, de la lumière, de la climatisation est trop souvent sous-estimée. Pourtant, on ne manque pas d’exemples !
Impossible d’interagir, quand l’ensemble des participants est plongé dans la pénombre. Alors, pourquoi faisons-nous si fréquemment l’erreur d’éclairer seulement la scène et de laisser le reste de la pièce dans l'obscurité ?

Comment se concentrer sur le contenu d’une présentation, lorsqu’il est difficile d’entre ne serait-ce qu’un mot de ce qui ce dit ? Comment un groupe peut-il interagir de manière fluide lorsqu’il doit partager un micro ? Trop souvent, la sonorisation des lieux est mauvaise.

Et qu’en est-il de la température, de l’oxygène, de la lumière naturelle ? La température doit être adaptée selon la posture des participants : selon s’ils sont assis et écoutent ou s’ils travaillent sur un dossier en petit groupe.

Faire de votre évènement un échangé interactif

Les événements interactifs sont en plein essor : systèmes de vote, de décision de groupe, applications mobiles créées pour l’occasion... Cela peut sembler difficile à mettre en place mais avec l’accompagnement de spécialistes de l’événementiel cet apport interactif et ouvert sur la technologie peut garantir un impact positif à votre événement.

L’heure du déjeuner, un moment clé

Lors d’un événement, la nourriture et les boissons proposées à vos convives ne devraient pas seulement être une question de « saveur », mais aussi avoir pour but de développer la performance des participants.

On dit aux enfants qu’ils doivent manger des fruits à l’école, afin qu’ils puissent mieux jouer et apprendre. Alors pourquoi forcer les gens à travailler sans manger quoi que ce soit de 10h à 13h ?
Et pourquoi les gaver avec tant de nourriture au déjeuner, s’ils passent le reste de l’après-midi à digérer ? La viande par exemple est un problème, non pas que pour les végétariens, mais aussi parce que ce type de repas peut être lourd et empêcher l’apprentissage de votre auditoire.

Il faut également soigner la manière dont la nourriture va être servie. Dans la plupart des cas le budget (un buffet est moins cher), le côté pratique (garder vos participants dans une pièce sans pause-café) ou faire bonne impression (dorloter ses participants) sont les dénominateurs clés.

Et pourtant, si un buffet est moins cher, mais qu’un dîner assis vous rapporte un retour sur investissement plus important, que choisirez-vous ? Si vous combinez pause-café et petit groupe, vous obtiendrez des avantages : les participants se déplacent, restent frais et sont amenés à interagir. Enfin, un dîner façon famille italienne, où les gens s’entre-aident pour faire une salade, pourrait faire des merveilles en termes de networking ou team building. Alors, pourquoi est-ce considéré comme moins impressionnant qu'un dîner 5 étoiles ?

Le personnel, le reflet de votre image

Beaucoup de personnes sont impliquées dans la conception d’un événement, sans pour autant avoir le sentiment qu'ils y contribuent. Le traiteur et le personnel de service, de vestiaire, l’agence d’événementiel à laquelle vous faite appel, s’adresseront tous à vos convives à un moment donné. Ainsi, ils peuvent et doivent tous contribuer à répandre le ton, le message et l’image que vous souhaitez donner à votre événement. Si l’ensemble du personnel « parle la même langue » et a le même objectif, il vous sera plus aisé d’instaurer une bonne atmosphère lors de votre événement.